Regulamin usługi darmowego fakturowania

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Usługodawcą jest TRANQO spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą: ul. Kwiatowa 42, 05-850 Bronisze, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0001250676 (Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego), NIP 1182332983, REGON 545223850, kapitał zakładowy 5 000 zł (dalej: „Usługodawca”), prowadząca serwis pod marką tranqo.
2. Definicje: Usługa - dostęp do narzędzia wystawiania faktur ustrukturyzowanych opisanego w § 2; Użytkownik - przedsiębiorca, który zaakceptował Regulamin i założył konto; KSeF - Krajowy System e-Faktur prowadzony przez Szefa KAS; Środki uwierzytelnienia - token KSeF lub certyfikat KSeF (wraz z kluczem prywatnym) wydane dla Użytkownika, którymi Użytkownik uwierzytelnia się w KSeF.
3. Kontakt: kontakt@tranqo.pl.

§ 2. Zakres Usługi

1. Usługa obejmuje: (a) wystawianie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur w formacie wymaganym przez KSeF) i ich wysyłkę do KSeF, (b) przechowywanie wystawionych faktur i ich pobieranie jako plik KSeF (XML) oraz PDF z kodem QR, (c) wysyłkę faktury (PDF i XML) do nabywcy e-mailem z adresu Usługodawcy, z adresem e-mail Użytkownika jako adresem do odpowiedzi, (d) słownik kontrahentów i produktów oraz automatyczną numerację, (e) przechowywanie Środków uwierzytelnienia przekazanych przez Użytkownika na zasadach określonych w § 4.
2. Usługa NIE obejmuje usług księgowych, prowadzenia ewidencji lub ksiąg, sporządzania deklaracji ani doradztwa podatkowego lub prawnego. Usługi księgowe świadczone są wyłącznie na podstawie odrębnej umowy.
3. Za treść faktur, ich zgodność ze stanem faktycznym oraz skutki podatkowe odpowiada Użytkownik. Narzędzie wysyła do KSeF dane wprowadzone przez Użytkownika.

§ 3. Warunki korzystania

1. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców (użytek związany z działalnością gospodarczą).
2. Użytkownik zobowiązuje się podawać prawdziwe dane oraz wystawiać faktury wyłącznie w imieniu podmiotu, do którego reprezentowania jest uprawniony. Zakładając konto, Użytkownik oświadcza, że jest uprawniony do reprezentowania podmiotu o podanym NIP.
3. Zakazane są: dostarczanie treści bezprawnych, próby obejścia zabezpieczeń oraz automatyzowanie wysyłek w sposób zakłócający działanie Usługi lub KSeF. Usługodawca stosuje techniczne bezpieczniki antynadużyciowe (m.in. dobowe tempo wysyłek); nie ograniczają one zwykłego korzystania z Usługi.
4. Do korzystania z Usługi niezbędne są: urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna wersja przeglądarki internetowej (np. Chrome, Firefox, Safari, Edge) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies, aktywne konto e-mail (logowanie odbywa się jednorazowym linkiem wysyłanym na adres e-mail konta, bez hasła), program do odczytu plików PDF oraz - do wysyłki faktur do KSeF - Środki uwierzytelnienia opisane w § 4.
5. Szczególne zagrożenia związane z korzystaniem z usług drogą elektroniczną to w szczególności: podszywanie się pod Usługodawcę lub KSeF (phishing) w celu wyłudzenia linku logowania lub Środków uwierzytelnienia, złośliwe oprogramowanie na urządzeniu Użytkownika oraz przechwycenie sesji w niezabezpieczonej sieci. Usługodawca nigdy nie prosi e-mailem ani telefonicznie o podanie tokenu KSeF, hasła do certyfikatu ani o przesłanie linku logowania; link logowania jest jednorazowy i ważny przez krótki czas.

§ 4. Uwierzytelnienie w KSeF

1. Faktury są wystawiane w KSeF w imieniu i na rzecz Użytkownika, z użyciem jego własnych Środków uwierzytelnienia. Usługodawca nie jest pełnomocnikiem Użytkownika wobec KSeF, nie posiada uprawnień w KSeF nadanych przez Użytkownika i nie działa w KSeF we własnym imieniu na rzecz Użytkownika.
2. Użytkownik uzyskuje Środki uwierzytelnienia samodzielnie w Aplikacji Podatnika KSeF (ksef.podatki.gov.pl; wymaga to zalogowania do KSeF, np. Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym) i przekazuje je w sposób wskazany w Usłudze po zalogowaniu. Do czasu przekazania Środków uwierzytelnienia można przygotować fakturę (szkic), ale nie można wysłać jej do KSeF.
3. Usługodawca przechowuje Środki uwierzytelnienia w postaci zaszyfrowanej, używa ich wyłącznie do operacji zlecanych przez Użytkownika w Usłudze (wysyłka faktur do KSeF, pobranie statusu wysyłki i urzędowego poświadczenia odbioru) i nie ujawnia ich osobom trzecim. Gdy Usługa udostępni taką funkcję, Usługodawca może na życzenie Użytkownika przygotować parę kluczy i wniosek o certyfikat KSeF (CSR), który Użytkownik składa samodzielnie w Aplikacji Podatnika KSeF.
4. Użytkownik może w każdej chwili unieważnić Środki uwierzytelnienia w Aplikacji Podatnika KSeF oraz zażądać ich usunięcia z Usługi - wnioskiem wysłanym na kontakt@tranqo.pl z adresu e-mail konta, a po udostępnieniu takiej funkcji także w ustawieniach konta; Usługodawca usuwa je niezwłocznie, nie później niż w 3 dni robocze. Użytkownik odpowiada za zakres uprawnień nadanych tokenowi lub certyfikatowi; zalecany zakres to wyłącznie wystawianie faktur.
5. Zgodnie z aktualnymi komunikatami Ministerstwa Finansów tokeny KSeF zachowują ważność do 31 grudnia 2026 r.; po tej dacie wysyłka faktur z Usługi wymaga certyfikatu KSeF. Terminy te wynikają z zasad KSeF, na które Usługodawca nie ma wpływu; o ich zmianie i o wymaganych działaniach Usługodawca informuje w Usłudze i e-mailem z wyprzedzeniem.

§ 5. Nieodpłatność

1. Usługa jest bezpłatna i nie ma limitu liczby wystawianych faktur. Nieodpłatny dostęp jest ofertą promocyjną Usługodawcy dostępną na równych zasadach dla wszystkich Użytkowników spełniających warunki Regulaminu.
2. Płatne są wyłącznie usługi objęte odrębną umową (w szczególności usługi księgowe według cennika na stronie Usługodawcy).
3. Pliki PDF faktur generowane w ramach Usługi bezpłatnej zawierają w stopce krótką informację o tranqo (np. „Wystawiono bezpłatnie w tranqo.pl”). Nie wpływa ona na treść faktury ustrukturyzowanej (XML) przesyłanej do KSeF.

§ 6. Zawarcie i rozwiązanie umowy

1. Umowa o świadczenie Usługi zostaje zawarta z chwilą akceptacji Regulaminu i założenia konta. Usługodawca utrwala wersję Regulaminu zaakceptowaną przez Użytkownika oraz datę akceptacji. Każda wersja Regulaminu jest oznaczona numerem widocznym w nagłówku; wcześniejsze wersje Usługodawca udostępnia na żądanie wysłane na kontakt@tranqo.pl w sposób umożliwiający ich pobranie i utrwalenie.
2. Użytkownik może rozwiązać umowę w każdej chwili, wysyłając wniosek na kontakt@tranqo.pl z adresu e-mail konta (a po udostępnieniu takiej funkcji - także przez usunięcie konta w ustawieniach). Usługodawca potwierdza rozwiązanie umowy e-mailem w terminie 3 dni roboczych.
3. Usługodawca może rozwiązać umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, wysyłając wypowiedzenie na adres e-mail konta, a bez zachowania tego okresu - w razie rażącego naruszenia Regulaminu.
4. Po rozwiązaniu umowy Użytkownik może pobrać swoje faktury (XML/PDF) przez 30 dni, po czym Usługodawca usuwa dane konta z systemu produkcyjnego, w tym Środki uwierzytelnienia. Dane mogą pozostawać w kopiach zapasowych do czasu ich cyklicznego usunięcia (do 12 miesięcy) na zasadach opisanych w polityce prywatności; kopie zapasowe nie są wykorzystywane do przywracania pojedynczych kont. Faktury ustrukturyzowane pozostają niezależnie w KSeF - ich dostępność tam nie zależy od Usługodawcy.

§ 7. Odpowiedzialność i dostępność

1. Usługodawca odpowiada za działanie narzędzia z należytą starannością. Usługa zależy od systemów zewnętrznych (w szczególności KSeF oraz Wykazu podatników VAT Ministerstwa Finansów, z którego pobierane są dane firm) - Usługodawca nie odpowiada za ich awarie ani przerwy.
2. Usługodawca może prowadzić prace serwisowe; o planowanych przerwach informuje z wyprzedzeniem w serwisie.
3. Odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu nieodpłatnej Usługi obejmuje wyłącznie szkody wyrządzone z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa i - w granicach dopuszczalnych prawem - nie obejmuje utraconych korzyści. Ograniczenia te nie wyłączają odpowiedzialności, której nie można ograniczyć na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów (w tym art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego).

§ 8. Dane osobowe

1. Administratorem danych konta Użytkownika jest Usługodawca - zasady opisuje polityka prywatności.
2. Dane osobowe zawarte w fakturach i słownikach Użytkownika (dane nabywców i ich osób kontaktowych: nazwa, NIP, adres, e-mail, dane transakcyjne) Usługodawca przetwarza jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO); ich administratorem jest Użytkownik. Niniejszy ustęp stanowi umowę powierzenia przetwarzania: (a) przedmiot i czas: przechowywanie, wystawianie, przesyłanie do KSeF i do nabywców oraz udostępnianie Użytkownikowi danych zawartych w fakturach - przez czas trwania umowy i okres, o którym mowa w § 6 ust. 4; (b) charakter i cel: operacje w systemie teleinformatycznym Usługodawcy wyłącznie w celu świadczenia Usługi; udokumentowanym poleceniem Użytkownika jest Regulamin oraz operacje zlecane w Usłudze; (c) Usługodawca przetwarza dane wyłącznie na polecenie Użytkownika, zapewnia, że osoby upoważnione zobowiązały się do poufności, stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka (art. 32 RODO), w tym szyfrowanie Środków uwierzytelnienia i kopie zapasowe, oraz niezwłocznie informuje Użytkownika, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza przepisy o ochronie danych; (d) Użytkownik wyraża ogólną zgodę na dalsze powierzenie w zakresie hostingu i poczty e-mail dostawcom wskazanym w polityce prywatności; o zamierzonej zmianie dostawcy Usługodawca informuje w Usłudze lub e-mailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, a Użytkownik może wyrazić sprzeciw, rozwiązując umowę; (e) Usługodawca, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania, pomaga Użytkownikowi w odpowiadaniu na żądania osób, których dane dotyczą, oraz w wykonaniu obowiązków z art. 32-36 RODO; o naruszeniu ochrony danych powierzonych informuje Użytkownika bez zbędnej zwłoki na adres e-mail konta; (f) po zakończeniu umowy Usługodawca usuwa dane powierzone zgodnie z § 6 ust. 4 (Użytkownik może je wcześniej pobrać w XML/PDF), chyba że przepisy prawa wymagają ich dalszego przechowywania; (g) Usługodawca udostępnia Użytkownikowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyt w zakresie powierzenia po uzgodnieniu terminu, w sposób niezakłócający działania Usługi.

§ 9. Reklamacje

Reklamacje dotyczące Usługi można składać e-mailem na kontakt@tranqo.pl, podając NIP konta, opis problemu oraz - jeśli dotyczy - numer faktury i datę zdarzenia. Usługodawca rozpatruje reklamację i odpowiada e-mailem na adres, z którego ją wysłano, w terminie 14 dni od jej otrzymania.

§ 10. Zmiany Regulaminu

Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów prawa lub zasad działania KSeF, zmiany albo wycofania funkcji Usługi, względów bezpieczeństwa, zmiany danych Usługodawcy lub dostawców, o których mowa w § 8 ust. 2 lit. d. O zmianie Usługodawca powiadamia e-mailem i w Usłudze co najmniej 14 dni przed wejściem zmian w życie; zmiany wymuszone przepisami lub bezpieczeństwem mogą wejść w życie wcześniej. Brak akceptacji uprawnia Użytkownika do rozwiązania umowy ze skutkiem na dzień wejścia zmian; korzystanie z Usługi po tym dniu oznacza akceptację nowej wersji.

§ 11. Postanowienia końcowe

Prawem właściwym jest prawo polskie. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego i ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.