Polityka prywatności
Wersja z dnia 2026-08-28.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest TRANQO spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą: ul. Kwiatowa 42, 05-850 Bronisze, KRS 0001250676, NIP 1182332983, REGON 545223850 (dalej: „Biuro” lub „tranqo”; w regulaminie fakturowania ten sam podmiot określany jest jako „Usługodawca”), świadcząca usługi księgowe oraz udostępniająca darmowe narzędzie do wystawiania faktur w KSeF pod marką tranqo. Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@tranqo.pl.
2. Klienci usług księgowych - jakie dane przetwarzamy
W zależności od relacji z Biurem: dane identyfikacyjne i kontaktowe (imię i nazwisko, firma, NIP, REGON, adresy, telefon, e-mail), PESEL i data urodzenia (dane autoryzujące do wysyłki deklaracji), dane o działalności (forma opodatkowania, status VAT, składki ZUS, rachunek bankowy), dane zawarte w dokumentach księgowych (w tym dane kontrahentów) oraz dane techniczne związane z korzystaniem z portalu (adres IP, logi zdarzeń).
3. Konto darmowego fakturowania KSeF - dane, cele i podstawy prawne
Jeżeli korzystasz z darmowego narzędzia do wystawiania faktur (konto zakładane samodzielnie na stronie rejestracji, na warunkach regulaminu fakturowania), przetwarzamy:
- adres e-mail (login i komunikacja dotycząca konta), NIP oraz - jeśli go podasz - numer telefonu, który umieszczamy w danych sprzedawcy na PDF faktury i możemy wykorzystać do kontaktu w sprawie konta; nie używamy go do marketingu telefonicznego bez Twojej odrębnej zgody;
- nazwę firmy, adres i status VAT pobrane po NIP z Wykazu podatników VAT Ministerstwa Finansów (tzw. Białej Listy), a gdy Wykaz jest niedostępny - nazwę firmy podaną przez Ciebie w formularzu;
- dane, które wprowadzasz do faktur: dane nabywców (nazwa, NIP, adres, a jeśli go podasz - e-mail nabywcy, używany do wysyłki faktury na Twoje zlecenie), pozycje, kwoty, rachunek bankowy, numerację, a także treść wystawionych faktur (XML) i potwierdzenia z KSeF;
- Środki uwierzytelnienia (w rozumieniu regulaminu fakturowania: token KSeF lub certyfikat KSeF wraz z kluczem prywatnym), które przekazujesz, aby wysyłać faktury do KSeF we własnym imieniu - przechowujemy je w postaci zaszyfrowanej (klucz szyfrujący jest przechowywany poza bazą danych), używamy wyłącznie do operacji, które zlecasz w narzędziu, i nigdy nie wyświetlamy ich ani nie zwracamy przez interfejs;
- adres IP i identyfikator przeglądarki (user agent), czas rejestracji i logowań, logi zdarzeń związanych z rejestracją i logowaniem (bezpieczeństwo, ochrona przed nadużyciami) oraz wersję i datę akceptacji regulaminu.
Cele i podstawy prawne: wykonanie umowy o świadczenie usługi drogą elektroniczną na warunkach regulaminu fakturowania, w tym komunikaty niezbędne do jej wykonania (link do logowania, potwierdzenia wysyłki do KSeF, zmiany regulaminu, wygaśnięcie Środków uwierzytelnienia) - art. 6 ust. 1 lit. b RODO; zapewnienie bezpieczeństwa i zapobieganie nadużyciom, w tym limity wysyłek i logi zdarzeń - art. 6 ust. 1 lit. f RODO; informowanie o usługach własnych tranqo, w tym o usługach księgowych, w postaci komunikatów wyświetlanych w narzędziu po zalogowaniu - art. 6 ust. 1 lit. f RODO (marketing bezpośredni usług własnych; możesz się temu sprzeciwić w każdej chwili, pisząc na kontakt@tranqo.pl); wysyłka takich informacji e-mailem lub telefonicznie odbywa się wyłącznie, jeżeli wyrazisz na to odrębną, dobrowolną zgodę - art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej (zgodę możesz wycofać w każdej chwili, a wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszej wysyłki); ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Narzędzie fakturowania nie jest usługą księgową: nie prowadzimy dla Ciebie ewidencji ani nie składamy deklaracji, dlatego nie przetwarzamy w tym celu Twojego PESEL ani danych autoryzujących. Treść faktury trafia do KSeF (Ministerstwo Finansów) wyłącznie na Twoje polecenie i z użyciem Twoich Środków uwierzytelnienia.
4. Cele i podstawy prawne - usługi księgowe
- zawarcie i wykonanie umowy o świadczenie usług księgowych, w tym obsługa portalu klienta - art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- realizacja obowiązków prawnych Biura, m.in. podatkowych, rachunkowych oraz wynikających z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (AML) - art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
- obsługa zgłoszeń i zapytań przed zawarciem umowy (formularz kontaktowy) - art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
- ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz zapewnienie bezpieczeństwa systemów - prawnie uzasadniony interes Biura, art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
5. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG
Dane mogą być przekazywane: dostawcy infrastruktury IT, hostingu i poczty e-mail - OVH SAS (2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, Francja; serwery w Unii Europejskiej), który działa jako nasz podmiot przetwarzający; nabywcom faktur - gdy zlecasz wysyłkę faktury e-mailem z narzędzia; a w wykonaniu obowiązków prawnych lub na Twoje polecenie - organom administracji publicznej (Krajowy System e-Faktur, systemy Ministerstwa Finansów, ZUS, organy podatkowe). O zmianie dostawcy hostingu lub poczty informujemy w narzędziu lub e-mailem z 14-dniowym wyprzedzeniem.
W usługach księgowych do odczytu i wstępnej klasyfikacji dokumentów korzystamy z modelu językowego dostawcy Anthropic (USA); przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (art. 46 ust. 2 lit. c RODO), a każdą klasyfikację zatwierdza człowiek. Dane z narzędzia darmowego fakturowania nie są przetwarzane w ten sposób.
Strony publiczne serwisu ładują czcionki z serwisu Google Fonts (Google Ireland Ltd.); Twoja przeglądarka przekazuje wtedy Google adres IP. Google może przetwarzać te dane także w USA na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework). Poza wskazanymi wyjątkami dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
6. Okres przechowywania
Dane klientów usług księgowych przetwarzamy przez czas obowiązywania umowy, a po jej zakończeniu - przez okresy wymagane przepisami (dokumentacja podatkowa i dowody wysyłek deklaracji: co do zasady 5 lat, licząc od końca roku podatkowego; dokumentacja AML: 5 lat) oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń. Dane z zapytań, które nie zakończyły się umową, usuwamy najpóźniej po 12 miesiącach.
Dane konta darmowego fakturowania przetwarzamy przez czas trwania umowy, a po jej rozwiązaniu przez 30 dni (możliwość pobrania faktur), po czym usuwamy je z systemu produkcyjnego wraz ze Środkami uwierzytelnienia; Środki uwierzytelnienia usuwamy wcześniej na Twoje żądanie. Logi bezpieczeństwa (w tym adres IP) przechowujemy nie dłużej niż 12 miesięcy od zdarzenia. Kopie zapasowe systemu usuwamy automatycznie: dzienne po 14 dniach, miesięczne po 12 miesiącach; do tego czasu dane usunięte z systemu mogą pozostawać w kopii zapasowej, która służy wyłącznie odtworzeniu systemu. Faktury ustrukturyzowane pozostają w KSeF niezależnie od nas, na zasadach określonych przez Ministerstwo Finansów.
7. Twoje prawa
Masz prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie (np. marketing e-mailowy), możesz ją wycofać w każdej chwili. Masz też prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl). Realizacja żądań: kontakt@tranqo.pl.
8. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonywania umowy o usługi księgowe (w tym danych autoryzujących - do wysyłki deklaracji w imieniu klienta) oraz do realizacji obowiązków ustawowych Biura. W narzędziu fakturowania podanie adresu e-mail i NIP jest niezbędne do założenia konta, a przekazanie Środków uwierzytelnienia - do wysyłki faktur do KSeF.
9. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne. Narzędzia automatycznej klasyfikacji dokumentów wspierają pracę Biura - każdą klasyfikację zatwierdza człowiek. W narzędziu fakturowania nie stosujemy automatycznej klasyfikacji ani profilowania.
10. Pliki cookies i statystyki odwiedzin
Portal i narzędzie fakturowania używają wyłącznie niezbędnych i funkcjonalnych plików cookies (sesja logowania, zabezpieczenie CSRF, zapamiętanie wybranego języka). Na stronach publicznych (strona główna, blog, kalkulatory, strony i formularz rejestracji narzędzia fakturowania) prowadzimy statystyki odwiedzin własnym narzędziem (Umami) uruchomionym na naszym serwerze, bez plików cookies i bez przekazywania danych podmiotom trzecim - na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, jakim jest pomiar ruchu i skuteczności stron (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Narzędzie zapisuje pseudonimowy identyfikator wizyty (skrót tworzony z adresu IP i danych przeglądarki, bez zapisu pełnego adresu IP), odwiedzane strony, źródło wejścia, typ urządzenia i kraj; dane oglądamy w postaci zbiorczej i nie łączymy ich z kontem. Nie używamy cookies marketingowych ani analitycznych podmiotów trzecich.
11. Dane powierzone przez klientów i użytkowników
Dane osobowe osób trzecich zawarte w dokumentach księgowych klientów (kontrahenci, pracownicy) Biuro przetwarza jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia zawartej z klientem (art. 28 RODO). Na tej samej zasadzie przetwarzamy dane nabywców zawarte w fakturach wystawianych przez użytkowników narzędzia fakturowania - umowę powierzenia stanowi § 8 regulaminu fakturowania.